Le temps est une denrée très précieuse. Bien utilisée, vous pourrez mettre à profit chaque instant pour avancer dans vos projets. Le cas échéant, vous courrez le risque de gâcher vos journées et de devenir utile dans une boite à force de manquer de promptitude. Or, en entreprise, chaque minute est précieuse. Il est donc important de vous intéresser aux indispensables de la gestion du temps pour avoir une organisation personnelle efficace. Vous êtes leaders d’une équipe ? Vous êtes employé dans une entreprise et vous avez du mal à réaliser vos tâches dans les délais impartis ? Vous sortez parfois du bureau très tard ? Vous avez l’impression que vos journées ne servent à rien ? Découvrez dans cet article les bonnes pratiques à adopter pour mieux gérer votre temps en entreprise.
Sommaire
Gestion du temps : en quoi c’est important pour une entreprise ?
Dans la vie professionnelle, ce qui tient en haleine tout le monde aujourd’hui, c’est le timing. Depuis plusieurs années, le contexte environnemental des entreprises a en effet subit un fort changement. Dans un premier temps, les nouvelles technologies ont carrément modifié toutes les habitudes au point où, tout est désormais compté, décortiqué, comptabilisé et facturé. Dans un second temps, la mondialisation et la financiarisation de l’économie ont conduit le monde des entreprises vers deux réalités : la saturation de nombreux marchés solvables et la volatilité de la demande. Cette nouvelle donne entraîne directement une intensification de la concurrence entre les entreprises et par conséquent, un durcissement des exigences des clients. Dans un contexte pareil, le temps est devenu une variable stratégique. C’est une ressource rare et non renouvelable qui malgré tout donne le rythme à suivre. Déjà, toutes les boites savent que la plupart des pertes subies par une entreprise ou par les organisations sont dues à un manque de gestion du temps. Ce n’est pas pour rien qu’on dit que « le temps, c’est de l’argent ». Pour se démarquer de ses compétiteurs, le temps est un avantage concurrentiel. Pour une optimisation des performances de l’entreprise, le temps est encore un catalyseur. Finalement, celui-ci doit être bien géré, bien contrôlé et bien planifié.
Les avantages d’une bonne gestion du temps pour un manager
Lorsque dans une entreprise, le manager réussit à impulser une dynamique de bonne gestion du temps, la boite récolte d’énormes avantages directs :
- Les équipes gagnent en efficacité et en productivité ;
- Le travail est mieux structuré avec une vision plus éclairée des tâches et échéances ;
- Les employés gagnent quelques temps libres (pour se reposer ou pour échanger) ;
- Le stress est maitrisé grâce à la planification, l’élimination des incertitudes et la diminution de la charge mentale.
Trouvez sur ce site, plus d’information sur les avantages de la bonne gestion du temps.
Les 5 principes de base pour une bonne gestion du temps en entreprise
On considère la gestion du temps comme un concept. Et comme pour tout concept, réussir à mieux gérer son temps au travail se fonde sur quelques principes fondamentaux.
Mieux s’organiser
La gestion du temps est d’office tributaire de la notion d’organisation. Savoir s’organiser se résume à planifier ses tâches de façon correcte afin d’avoir une vue sur ce qu’il y a à faire, ce qu’il faut faire et comment le faire. Sans vous être organisé, vous risquez de courir après mille lièvres à la fois, or, ceci ne vous rend pas du tout efficace ou productif. En effet, plus vous aurez une mauvaise organisation, plus vous aurez un emploi du temps surchargé et moins vous serez productif. C’est l’entreprise qui perd et vous pouvez compter sur un supérieur ou votre clientèle pour vous en faire payer le prix.
Avoir une bonne organisation intègre non seulement une structuration du travail, mais aussi une rigueur personnelle. Perdre du temps, c’est vite fait et pour contrecarrer cette éventualité, il faut s’en donner les armes. Commencez donc par ranger de façon ergonomique et logique votre bureau. Prenez ensuite du temps pour cataloguer chaque dossier selon sa priorité. Finissez par définir un rythme dans l’exécution de vos obligations. Toute cette organisation vous évite par exemple de perdre du temps à chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en vrac sur votre bureau alors que vous avez une urgence.
Se fixer des objectifs
Pour mieux faire ce que l’on a à faire, il faut savoir où l’on va. Se définir donc des objectifs est un autre pilier en matière de gestion du temps. Vos objectifs peuvent être hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens. Le plus important, c’est de tenir compte de vos capacités. Il est en effet inutile de vous fixer des objectifs qui ne peuvent pas rester dans vos cordes. Ils doivent être simples, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis (SMART). Si vos objectifs respectent ces critères, vous aurez l’avantage d’articuler plus adéquatement le temps à votre disposition. Ainsi, vous pourrez aisément et précisément savoir où vous en êtes dans ce que vous avez à accomplir.
Définir ses priorités
Définir ses priorités marche de façon étroite avec l’énumération des objectifs. Après avoir fait la liste de ce que vous comptez réaliser, vous allez devoir les classer. Définir ses priorités revient donc à identifier les tâches à accomplir, à analyser leur degré d’urgence et d’importance afin d’agir de façon adéquate. Sans avoir défini vos priorités, vous ne pourrez pas réussir à gérer votre temps de manière plus efficace et effective. Si par contre vous taillez du prix à cette étape, cela aura un impact direct sur votre intelligence émotionnelle. Il faut comprendre que lorsque vous avez des difficultés à gérer votre temps, vous subissez de façon permanente l’assaut du stress. Or, en apprenant à définir vos priorités après avoir revu votre organisation et établi vos objectifs, vous aurez l’avantage d’utiliser votre stress à bon escient plutôt que de vous laisser submerger par lui. N’oubliez pas toutefois de faire un point régulier afin de savoir où vous en êtes.
Éliminer la procrastination
La procrastination est une mauvaise habitude qu’il faut à tout prix éliminer. En remettant à plus tard ce que vous pouvez faire sur le moment, vous constituez sans le savoir, un réel frein à la dynamique de l’entreprise. Cela peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais. C’est sans compter sur les tensions, la démotivation, les frustrations et la charge mentale qu’elle peut aussi entrainer. Certes, selon vos obligations, remettre à plus tard est irréversible, mais avec une bonne organisation, vous pouvez adopter une nouvelle habitude. Trouvez sur ce site, plus d’informations.
Éviter de se déconcentrer
Dans la réalisation d’une tâche, ce qui fait perdre le plus de temps, c’est la déconcentration. Retenez que lorsque vous vous concentrez, vous basculez votre cerveau en mode « travail ». Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour vous ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité. Sans concentration, vous êtes à découvert face aux soucis et autres tracas.
Quelques outils de gestion de temps
Il existe de nombreuses techniques et outils pour mieux gérer son temps en entreprise. Leur but, c’est vous aider à faire surtout preuve de constance afin d’acquérir la bonne habitude.
Manatime
Destiné aux managers, Manatime est un Logiciel de gestion du temps qui permet d’améliorer les performances d’une entreprise en maintenant un suivi des temps et des activités des différents collaborateurs grâce à sa fonctionnalité Time Tracking. De façon pratique, lorsque vous ajoutez un utilisateur, celui-ci doit indiquer dans le logiciel ses activités et son temps de travail chaque jour. Avec cet outil numérique, vous pourrez suivre la rentabilité de vos projets et gagner un temps précieux. Déjà, le processus est automatisé et la solution est sécurisée. Ensuite, les comptes utilisateurs sont gratuits en illimité ce qui vous permet d’ajouter autant de personnes que vous le désirez.
Quelques avantages directs du logiciel :
- L’utilisateur n’a plus besoin de vérifier l’heure, en cliquant sur un bouton simple bouton, le logiciel se charge du reste ;
- À chaque clic d’un utilisateur, l’heure est enregistrée et il est géolocalisé grâce à son adresse IP ou avec la puce GPS présente dans son smartphone/ordinateur ;
- Vous pourrez vérifier, sans vous déplacer, que tout le monde est bien à son poste.
La Méthode GTD (Getting Things Done)
C’est une approche globale de gestion du temps qui s’appuie sur 5 actions dont la finalité est « de faire en sorte que les choses se fassent ». Ici, vous serez appelé à :
- Collecter : c’est l’étape de l’identification des tâches à accomplir
- Traiter : il s’agira ici d’analyser la nécessité d’action
- Organiser : pour déterminer le degré d’importance et d’urgence
- Réviser : surveiller l’état d’avancement
- Agir : tenir compte des options précédemment retenues pour exécuter ses actions.
La méthode GTD peut également vous servir également dans votre vie personnelle. Seul hic, elle exige d’établir la liste des tâches à accomplir ce qui peut se révéler fastidieux.
La Technique Pomodoro
Elle a été mise au point dans les années 80 par Francesco Cirillo. C’est une technique qui a pour principe de se concentrer sur une seule tâche pendant 25 minutes pour ensuite prendre une courte pause avant d’entamer une autre session de 25 min. Le timing est très important puisque le but c’est de vous garder productif durant chaque session. La pause permet au cerveau de reprendre des forces.
La Matrice Eisenhower
Cette méthode se base surtout sur l’organisation. Elle se présente sous la forme d’un modèle divisé en 4 quadrants. Chaque cadran correspond à un degré d’importance et d’urgence :
- Les priorités (tâches importantes et urgentes) ;
- Les éléments importants (tâches non urgentes qui devront être planifiées) ;
- Les items (tâches non importantes, mais urgentes qui doivent être traitées immédiatement ou délégués) ;
- Les accessoires (tâches non importantes et non urgentes).
