Conception de bureau innovant : Pourquoi opter pour le space planning ?

Space planning, de sa création à aujourd’hui

Le space planning, depuis sa création dans les années 1990 jusqu’à une époque récente, avait pour but premier de faire gagner de la place afin de pouvoir installer un grand nombre d’employés dans un même espace de travail, aussi étroit soit-il (l’open space). Mais aujourd’hui, les choses ont évolué et le but premier du space planning n’est plus forcément de gagner de la place. En effet, c’est désormais beaucoup plus pour réaménager les lieux de vie, mettre en place de nouveaux points de rencontre et de distraction, etc. Autrement dit, le but est de repenser l’espace de l’entreprise afin de pouvoir y introduire de nouveaux éléments indispensables à la vie entrepreneuriale de nos jours (le flex desk).

Au commencement était l’open space

Signifiant littéralement « espace ouvert », l’open space est un style d’aménagement issu du concept de space planning. Il consiste notamment en la destruction des cloisons des différents bureaux pour avoir un seul espace de travail. En effet, de l’adoption de ce type de space planning a résulté de nombreux avantages :

Le gain en superficie : comme vous pouvez vous y attendre, ce point est justement celui qui saute le plus rapidement aux yeux d’autant plus que le space planning a été avant tout pensé dans le but de gagner en espace. Et l’open space, lui, se présente à juste titre comme la meilleure alternative ;

Une meilleure réactivité : encore un autre point très important. Vous le savez bien, en entreprise, il y a certaines de ces périodes florissantes au cours desquelles recourir à une main-d’œuvre plus significative de façon temporaire s’avère une obligation. En optant donc pour l’open space, vous n’aurez plus de la peine à installer ces types de travailleurs lorsque viendront ces périodes ;

Une meilleure connectivité : dans un open space, les employés ont plus de la facilité à communiquer. Les cloisons étant absentes, plus rien donc ne se muera en obstacle au dialogue. Ainsi, vous créez une bonne atmosphère de travail, ce qui bien évidemment se répercute de façon positive sur la productivité de chacun des salariés.

Une optimisation des rapports hiérarchiques : dans une configuration de type « open space », les dirigeants d’entreprise sont plus proches de leurs collaborateurs. Ces derniers peuvent donc les solliciter plus facilement lorsque besoin se fera. Mieux, le « boss » a un œil sur tous ses salariés. Quelque chose qui exige plus de sérieux de la part des travailleurs.

Nonobstant tous ces avantages, ce type d’aménagement ne reste pas sans inconvénient :

La sollicitation excessive du manager : c’est le premier inconvénient lié à l’open space. En effet, le boss étant permanemment présent, les employés ne s’empêchent pas de le solliciter à la moindre difficulté. Une situation qui, parfois, retarde sérieusement le manager dans ses tâches.

Le cadre de travail est parfois trop bruyant : discussions entre salariés, crépitement des claviers… l’espace de travail est assez bruyant. Une atmosphère qui ne permet pas à tout le monde de se concentrer, notamment pour ceux qui préfèrent travailler dans le calme.
L’absence d’intimité : tout le monde ne supporte pas la vie en communauté, surtout si elle devient une affaire quotidienne.

Le stress dans le rang des travailleurs : le manager partageant le même cadre de travail avec ses collaborateurs, ces derniers ont l’impression d’être surveillés. Ce qui impacte sérieusement sur la productivité de certains d’entre eux.

Ensuite le flex desk

Encore connue sous le nom de ‘’desk sharing’’, le flex desk est incontestablement le type d’organisation le plus sophistiqué que propose le space planning. En effet, c’est une approche non seulement flexible, mais une approche qui surtout met un terme à ce courant qui définit le bureau comme l’extension de l’espace privé de son occupant. Autrement dit, il s’agit d’un type d’organisation dans lequel les salariés ne disposent pas de bureaux fixes dans les locaux de l’entreprise. Bien vrai, cette option est plus convenable à certains secteurs d’activité que d’autres, mais il faut quand même souligner qu’elle est d’une efficacité monstrueuse. En termes clairs, c’est une notion nouvelle qui traite de l’espace attribué (ouvert ou fermé). Ici, l’organisation se fait en fonction du poste et de la responsabilité de chacun dans l’entreprise. Vous n’êtes pas sans savoir que les titulaires de postes par exemple de consultants ou de commerciaux sont la plupart du temps sur le terrain plutôt que dans les bureaux. De ce fait, il ne sera pas nécessaire dans un flex desk de leur prévoir un bureau. En outre, avec simplement un téléphone portable mis à leur disposition par l’entreprise, le téléphone fixe de bureau n’aura plus son utilité. Mais quels avantages peut-on relever de cette approche ? Découvrez-les à présent :

Le gain en espace : lorsque vous déterminez les postes au sein de votre entreprise qui n’ont pas nécessairement besoin de bureaux fixes, logiquement vous gagnez en espace. Et cet espace, bien sûr, peut servir à faire n’importe quoi. Si par exemple vous faites régulièrement recours à des employés temporaires, vous pouvez leur attribuer ces espaces-là.

La technologie au centre de votre entreprise : recourir au flex desk, c’est donner une place importante à la technologie. En effet, l’entreprise, pour permettre aux salariés qui n’ont pas de bureaux fixes de travailler plus efficacement et assurer le contact avec la direction, doit mettre à leur disposition des outils high-tech tels que les smartphones ou des ordinateurs de dernière génération.

Le bureau n’est plus la propriété privée de son occupant : les occupants de bureaux se permettent généralement d’exposer dans leur cadre de travail des photos de famille, des machines à café et plein d’autres effets personnels qui encombrent. Ne disposant plus maintenant de bureau, il n’aura autre choix que de délaisser sa machine à café et se rendre comme tous ses collègues dans la salle prévue spécialement pour la restauration ou la détente.

Malgré ces avantages, le desk sharing dispose de quelques inconvénients. Il s’agit notamment de :

La nécessité de mise en place d’un open space : le système de flex desk ne peut pas fonctionner correctement lorsqu’on ne dispose pas d’un open space. Une situation qui amène certains à le définir finalement comme une évolution de l’open space. Mais en réalité, il en est bien différent, car plus perfectionné et plus complexe ;

Le sentiment de marginalisation : vous êtes plus souvent sur le terrain. Par conséquent, vous n’avez pas de bureau. Cela, logiquement, vous donne l’impression de n’être pas important. Vous avez le sentiment de ne pas appartenir à l’équipe.

Important : Malgré la complexité de ce type d’organisation, il demeure celui qui a apporté le plus de résultats convaincants aux jeunes entreprises en ce XXIe siècle.

Quelles sont les étapes nécessaires à la mise en place d’un space planning aujourd’hui ?

La mise en place d’un space planning efficace requiert un certain nombre de dispositions. En effet, pour que tout se passe comme sur des roulettes, l’aide d’un space planner s’avère indispensable. Un space planner n’est pas un architecte, encore moins un décorateur d’intérieur. Il s’agit plutôt d’un professionnel qui se chargera de vérifier les différentes possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans les nouveaux locaux que vous envisagez d’intégrer (capacité d’accueil, sécurité, etc.). De même, l’acoustique, la climatisation, le chauffage, l’éclairage, etc. sont aussi des éléments qu’il prendra en considération afin de voir dans quelle mesure on peut les mettre en adéquation avec l’utilisation de vos espaces et réduire vos coûts.
Une fois l’inspection de ce que nous pouvons dénommer « éléments techniques » terminée, on peut maintenant penser à l’étude des plans d’aménagements et à la disposition des différents services. Le but ici est de faciliter l’interaction entre les différents membres du personnel. Pour ce faire, deux possibilités s’offrent à vous. En effet, vous pouvez installer les différents services en tenant compte de la hiérarchie, ou choisir plutôt ne pas en tenir compte comme c’est le cas de nos jours dans la plupart des start-ups et jeunes entreprises. Cependant, l’organigramme de l’entreprise doit être mis en lumière afin de permettre à chaque salarié de se retrouver. Par ailleurs, n’oublions pas que les plans d’aménagement devront aussi inclure les espaces d’accueil, les salles de réunion, de détente, d’échange et de restauration.
La dernière étape du space planning consiste en l’aménagement à proprement parler : les cloisonnements possibles, le choix du mobilier et des couleurs, l’architecture intérieure, etc. Cette phase ne doit, pour aucune raison, être négligée d’autant plus qu’elle sera la plus apparente. Et surtout, vous devez avant tout la travailler avec votre personnel afin de ne pas leur faire adopter de force des habitudes de travail qui ne leur conviendraient pas. De même, échangez avec eux au sujet de leurs difficultés et de leurs besoins, notamment en matière de rangements, de bien-être et de connexion avec les autres services. Pour faire court, vous ne devez rien négliger. Tout doit être pris en compte !

Pour récapituler, voici les éléments clés d’un bon space planning en 2019 :

• Reconsidérer l’identité de l’entreprise (en matière d’équipements, de couleurs, d’espaces, etc.) ;
  
• Améliorer la qualité des espaces de travail et de détente ; autrement dit, penser à moderniser les espaces de travail et de détente en les adaptant aux technologies et nouveautés en matière d’architecture intérieure ;
  
• Structurer les différents espaces occupés ;
  
• Créer une bonne liaison entre les services afin de faciliter la collaboration entre les employés ;
• Donner la possibilité aux salariés de s’impliquer dans un projet commun.

Space planning, quels avantages ?

Nous venons de voir les nombreuses étapes indispensables à la mise en place d’un space planning. Mais quels avantages les entreprises qui s’y mettent en tireront-elles ?

Utilisation astucieuse de l’aire de la surface des locaux de l’entreprise

Ce point, on peut le dire, est le plus expressif de l’aménagement de votre espace de travail. L’avantage est qu’il vous permet de faire des économies et de profiter pleinement de la surface pour procéder à une organisation cohérente et logique de votre espace de travail. Toutefois, retenez qu’une utilisation astucieuse de l’aire de la surface ne veut pas systématiquement dire qu’il faut détruire toutes les cloisons. Car, il faudrait aussi, comme nous l’avons dit plus haut, adapter l’espace aux technologies, aux nouveautés en matière d’architecture intérieure.

Une structuration qui favorise les échanges entre les différents services de l’entreprise

Personne n’ignore les liens qu’entretiennent les différents services au sein d’une entreprise. De ce fait, il faut nécessairement veiller à rapprocher les services les uns des autres en tenant compte bien évidemment des rapports de proximité. En termes clairs, si deux services doivent être plus rapprochés dans l’organisation, il ne faut pas s’en empêcher. Car, vous le savez bien, l’objectif de toute entreprise est d’avoir de meilleurs résultats. La structuration étant un point nécessaire faisant partie intégrante de la réussite de l’entreprise, il ne faut pas alors la perdre de vue ; il faut s’arranger de sorte qu’elle facilite l’interaction entre les différents services.

L’existence d’un meilleur équilibre

Sans les employés, l’entreprise ne peut pas fonctionner. De ce fait, il faut, si vous voulez tirer le meilleur d’eux, les mettre dans de bonnes conditions de travail. L’équilibre ici n’est pas quelque chose d’extraordinaire ; il est question simplement de prendre conscience de l’importance de chacun des membres de l’équipe. Lorsque c’est fait, vous verrez que tout le monde s’impliquera davantage dans le projet commun.

La rénovation des cadres de détente, de réunion de restauration

L’importance de disposer de ces genres de cadres dans son entreprise n’est plus à démontrer. Mais aussi, précisons qu’il ne suffit pas de les avoir. Il faut surtout que ces espaces soient de qualité, que les employés s’y sentent en confort. Nous parlons ici notamment des cadres de détente et de restauration. Ils doivent être équipés de jeux, de livres, plusieurs variétés de café et de thé en sachets, de biscuits, de friandises et bien d’autres gourmandises. La salle de réunion en ce qui la concerne doit forcément être accueillante et chaleureuse.

Et voilà quelques possibilités que vous offre le space planning pour bien profiter de vos locaux.

Méconnu, ou plutôt négligé depuis plusieurs années, le space planning, en plus d’être indispensable dans la mise en place d’un bureau innovant, joue également un rôle très important dans la productivité des salariés au sein d’une entreprise. Il suffit de ne pas exploiter à mauvais escient les nombreux avantages qu’offrent l’aménagement et l’organisation de votre cadre de travail, et tout ira comme sur des roulettes dans votre entreprise. Cependant, étant donné que rien n’est parfait sur cette terre, le space planning a lui aussi ses inconvénients ; ce qu’on a pu voir avec l’open space et le desk sharing.